Ðột phá từ số hóa hồ sơ người có công

Số hóa hồ sơ người có công là giải pháp hữu hiệu để Sở LÐ-TB&XH lưu trữ hồ sơ, phục vụ đắc lực cho yêu cầu quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu.

Sau hơn 40 năm giải quyết chính sách ưu đãi cho người có công (NCC) với cách mạng, đến nay, Sở LĐ-TB&XH đang lưu trữ trên 170 ngàn hồ sơ, tài liệu của NCC. Đây là loại hồ sơ có giá trị đặc biệt và sử dụng vĩnh viễn, nhưng toàn bộ đã rất cũ, dễ bị hư hỏng do thời gian lưu trữ khá lâu và được khai thác sử dụng nhiều lần.

Dễ hư hỏng, khó lưu trữ

Hồ sơ, tài liệu NCC ở dạng giấy với nhiều chủng loại giấy khác nhau, được lưu trữ bằng hình thức truyền thống như lâu nay, chịu sự tác động lớn về thời tiết, khí hậu và dần bị “lão hóa” theo thời gian.

Theo Phó Chánh Văn phòng phụ trách Văn phòng Sở LĐ-TB&XH Nguyễn Ánh Nguyệt, do hồ sơ tài liệu NCC lưu trữ ngày càng nhiều, việc tìm kiếm thủ công sẽ ngày càng mất thời gian và khó khăn hơn. Vì vậy, ngoài việc lưu trữ hồ sơ giấy trong kho, còn cần lưu trữ dưới dạng file ảnh nhằm tăng tính an toàn cho hồ sơ và hạn chế khai thác trên tài liệu gốc để tăng cường bảo vệ hồ sơ tài liệu NCC, tránh rách nát và thất thoát tài liệu ngoài ý muốn.

“Tuy nhiên, với cách quản lý như hiện nay chưa có sự gắn kết giữa hồ sơ tài liệu trên giấy và trên file ảnh, khiến việc khai thác gặp nhiều khó khăn. Mặt khác, việc thường xuyên khai thác hồ sơ tài liệu gốc sao chụp như hiện nay sẽ dẫn đến hồ sơ tài liệu NCC cần bảo quản vĩnh viễn dễ nhàu nát không đảm bảo lưu trữ được lâu dài. Trước tình hình đó, đòi hỏi cần xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ hồ sơ NCC để quản lý, sử dụng khai thác hồ sơ lưu trữ một cách hiệu quả”, bà Nguyệt chia sẻ.

Từ đó, có thể thấy việc số hóa tài liệu lưu trữ NCC là rất cần thiết để bảo vệ hồ sơ tài liệu gốc khỏi bị hủy hoại do tác động của lý hóa trong quá trình sử dụng lâu dài, đồng thời tăng cường khả năng tiếp cận của đối tượng chính sách. Điểm mấu chốt để đáp ứng nhu cầu này là làm thế nào để xử lý khối lượng hồ sơ tài liệu lưu trữ NCC ở dạng giấy thành dạng “tài nguyên mạng” mà vẫn giữ được thông tin trên giấy tờ. Vì vậy, Sở LĐ-TB&XH đã chọn giải pháp tối ưu là số hóa hồ sơ tài liệu NCC với cách mạng.

Lợi nhiều bề

Từ ngày 1.10.2017, Sở LĐ-TB&XH bắt đầu chuyển đổi dần việc khai thác tài liệu lưu trữ ở dạng giấy sang khai thác dạng file điện tử, giúp cho việc khai thác cung cấp thông tin được nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Phương pháp tiến hành là khảo sát xác định từng loại hồ sơ để xây dựng phần mềm quản lý. Sau đó nhập dữ liệu và scan toàn bộ hồ sơ vào phần mềm quản lý.

Theo Phó Giám đốc Sở LĐ-TB&XH Nguyễn Văn Hùng, việc số hóa hồ sơ NCC là cần thiết, nhưng cần chuẩn hóa quy trình thực hiện lâu dài, dễ sử dụng. Do nguồn kinh phí thực hiện lớn, nên yêu cầu trước mắt cần thực hiện thí điểm ở lượng hồ sơ nhất định, đánh giá chất lượng, hiệu quả rồi mới tiếp tục hoàn thiện. Hơn nữa, việc bố trí nguồn kinh phí thực hiện phân kỳ từng năm sẽ khả thi hơn, dự kiến kéo dài khoảng 4 năm. “Việc phân kỳ cần được chia theo tần suất sử dụng, hồ sơ nào dùng thường xuyên thì thực hiện trước, ít sử dụng thì sao chụp và lưu trữ sau, hồ sơ nào bị hư hỏng nhiều phải được ưu tiên”, ông Hùng lý giải.

Qua 2 năm (2017 - 2018) thực hiện số hóa hồ sơ NCC, đến nay Sở LĐ-TB&XH đã xây dựng xong phần mềm quản lý hồ sơ NCC. Đồng thời, tiến hành chuẩn hóa hồ sơ và nhập vào phần mềm quản lý 32.193 hồ sơ liệt sĩ; 4.379 hồ sơ thương binh, người hưởng chính sách như thương binh và 3.022 hồ sơ bệnh binh. Hiện còn 131.064 hồ sơ chưa được chuẩn hóa để nhập vào phần mềm quản lý.

Trước mắt, việc triển khai thực hiện thuận lợi, hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ NCC bảo quản an toàn tài liệu, tránh mất mát, thất lạc và hạn chế thấp nhất hư hỏng tài liệu; đảm bảo được tính bảo mật cao, phòng ngừa khi có thiên tai, hỏa hoạn xảy ra. Bên cạnh đó, lưu trữ viên Cù Thị Hậu cho hay, nhờ số hóa dữ liệu mà những người thực hiện chính sách sẽ truy cập nhanh, phục vụ việc tra cứu, truy lục hồ sơ, trích xuất dữ liệu. Từ đó, giảm thời gian đi lại cho NCC, thân nhân NCC; đảm bảo cung cấp nhanh, chính xác các thông tin liên quan trong hồ sơ.

NGUYỄN VĂN TRANG